Normas de Uso de la Plataforma
1. Titularidad y objeto
La plataforma «Leben Responsable de Personal», en adelante, la Plataforma, ha sido desarrollada y es gestionada por:
GRUPO LEBEN SERVICIOS DE MARKETING S.L.L.
CIF: B-82110958
Domicilio: Paseo de la Castellana, 184, 2.º, 28046 Madrid
Correo electrónico: info@grupoleben.com
GRUPO LEBEN pone la plataforma, denominada comercialmente como “LebenStaffManager” a disposición de sus personas trabajadoras como herramienta corporativa para gestionar el registro de jornada, calendarios laborales, vacaciones, permisos, ausencias, solicitudes, avisos, modalidades de trabajo y otras actuaciones relacionadas con la organización interna y la gestión de personal.
Estas normas tienen carácter informativo y organizativo. Su consulta no constituye una solicitud de consentimiento ni condiciona el acceso a las funcionalidades corporativas que deban utilizarse en el marco de la relación laboral.
2. Personas usuarias y perfiles
El acceso está reservado a las personas trabajadoras y demás usuarios expresamente autorizados por GRUPO LEBEN.
En función de las responsabilidades asignadas, podrán existir los siguientes perfiles:
- Persona empleada: acceso a sus fichajes, calendario, solicitudes, avisos y demás funcionalidades personales habilitadas.
- Responsable de departamento: además de las funciones anteriores, podrá gestionar la información y solicitudes del equipo bajo su responsabilidad.
- Administrador de la Plataforma: podrá configurar usuarios, perfiles, departamentos, calendarios, solicitudes, avisos e informes.
Cada persona usuaria deberá limitar su acceso y utilización de la información a las funciones y permisos que tenga asignados.
3. Credenciales de acceso
Las credenciales son personales, confidenciales e intransferibles. La persona usuaria deberá custodiarlas adecuadamente y no podrá:
- Compartirlas o permitir su utilización por terceras personas.
- Acceder mediante las credenciales de otro usuario.
- Guardarlas en dispositivos públicos o no confiables.
- Mantener abierta la sesión en un equipo desatendido.
Cualquier pérdida, divulgación, utilización indebida o sospecha de acceso no autorizado deberá comunicarse inmediatamente a GRUPO LEBEN.
Por razones de seguridad, GRUPO LEBEN podrá solicitar el cambio de contraseña o bloquear temporalmente una cuenta.
4. Uso adecuado de la Plataforma
La Plataforma deberá utilizarse exclusivamente para finalidades laborales, profesionales y organizativas.
Queda prohibido:
- Introducir información falsa, inexacta o innecesaria.
- Consultar datos por curiosidad o para fines distintos de los autorizados.
- Acceder a información ajena a las funciones asignadas.
- Alterar, borrar o manipular registros, solicitudes o datos.
- Copiar, descargar, fotografiar o difundir información sin justificación profesional.
- Eludir las medidas de seguridad o intentar acceder a funcionalidades restringidas.
- Introducir programas, archivos o contenidos que puedan afectar al funcionamiento del sistema.
- Utilizar la Plataforma para fines personales, ilícitos o contrarios a las instrucciones de GRUPO LEBEN.
5. Registro de jornada
Cuando esta funcionalidad se encuentre habilitada, cada persona trabajadora deberá registrar personalmente el inicio y la finalización de su jornada, así como las incidencias o interrupciones que deban consignarse conforme a las instrucciones internas.
El registro deberá ser veraz, puntual y ajustado al tiempo de trabajo efectivamente realizado.
No está permitido:
- Fichar por otra persona o permitir que otra persona fiche en nombre propio.
- Registrar horarios que no se correspondan con la realidad.
- Manipular la fecha, la hora, la ubicación o la modalidad de trabajo.
- Utilizar herramientas destinadas a falsear el registro.
Cuando una incidencia técnica impida realizar correctamente el fichaje, deberá comunicarse a GRUPO LEBEN (su responsable de departamento) y seguirse el procedimiento alternativo establecido que se le comunique.
6. Ubicación asociada al fichaje
Cuando esta funcionalidad esté habilitada, la Plataforma podrá obtener la ubicación del dispositivo en el momento concreto del fichaje para comprobar la modalidad o lugar desde el que se registra la jornada, por ejemplo, oficina o trabajo a distancia.
Esta funcionalidad no implica, salvo información expresa en contrario, un seguimiento permanente de la persona trabajadora durante su jornada.
No se permite manipular, ocultar o falsear la ubicación asociada al fichaje. La información completa sobre este tratamiento se encuentra disponible en la política de privacidad.
7. Solicitudes y comunicaciones
Las solicitudes de vacaciones, permisos, ausencias, jornada intensiva, cambios de presencialidad u otras gestiones deberán presentarse mediante la funcionalidad correspondiente de la plataforma y conforme a lo determinado, a nivel procedimental, por GRUPO LEBEN.
La presentación de una solicitud no implica su aprobación. La persona usuaria deberá consultar su estado y atender las comunicaciones o requerimientos recibidos.
La plataforma podrá enviar avisos mediante notificaciones internas, aplicación móvil, correo electrónico u otros medios corporativos. Estas notificaciones son un instrumento de apoyo y no sustituyen necesariamente otras comunicaciones internas.
8. Datos e imagen de perfil
La información introducida deberá ser exacta, actualizada, pertinente y limitada a la gestión realizada.
No deberán incorporarse datos personales de terceras personas, información especialmente sensible, comentarios ofensivos o información innecesaria, salvo que su aportación resulte imprescindible y se realice mediante el procedimiento habilitado.
Cuando pueda añadirse una imagen de perfil, su aportación será voluntaria. La imagen deberá corresponder a la propia persona usuaria, ser adecuada para un entorno profesional y no vulnerar derechos de terceras personas.
9. Confidencialidad
Toda persona usuaria deberá guardar confidencialidad respecto de la información a la que acceda. Esta obligación resulta especialmente exigible a quienes dispongan de perfiles de responsable o administrador.
La información no podrá:
- Compartirse con personas no autorizadas.
- Utilizarse para fines particulares.
- Enviarse a cuentas o servicios personales.
- Publicarse en redes sociales o plataformas externas.
- Descargarse, imprimirse o conservarse fuera de la Plataforma sin necesidad profesional o autorización.
El deber de confidencialidad permanecerá vigente después de finalizar el acceso o la relación laboral.
10. Seguridad de los dispositivos
La persona usuaria deberá proteger adecuadamente el dispositivo desde el que acceda a la plataforma y, en particular:
- Utilizar contraseña, PIN, huella u otro sistema de bloqueo.
- Mantener actualizado el sistema operativo y la aplicación.
- No instalar la aplicación desde fuentes no autorizadas.
- Evitar redes públicas o no confiables.
- Cerrar la sesión en dispositivos compartidos.
- Impedir que terceras personas visualicen la información.
La pérdida, sustracción o posible compromiso del dispositivo deberá comunicarse inmediatamente.
11. Comunicación de incidencias
Deberá comunicarse sin demora cualquier incidencia relacionada con:
- Pérdida o uso indebido de credenciales.
- Accesos no reconocidos.
- Visualización de información correspondiente a otra persona.
- Permisos o perfiles incorrectos.
- Errores o alteraciones en fichajes y solicitudes.
- Fallos que impidan utilizar una funcionalidad necesaria.
- Pérdida o robo del dispositivo.
- Posibles vulneraciones de seguridad o confidencialidad.
La persona usuaria no deberá aprovechar un error del sistema ni continuar accediendo a información que identifique como no autorizada.
12. Trazabilidad y disponibilidad
La plataforma podrá conservar registros técnicos de acceso y actividad para garantizar su seguridad, gestionar permisos, resolver incidencias, acreditar las operaciones realizadas y cumplir las obligaciones legales aplicables.
GRUPO LEBEN adoptará medidas razonables para mantener la Plataforma operativa. No obstante, podrán producirse interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, incidencias técnicas, problemas de conectividad, razones de seguridad o circunstancias ajenas a su control.
Cuando la indisponibilidad afecte al registro de jornada o a otra gestión laboral necesaria, deberá utilizarse el procedimiento alternativo establecido por GRUPO LEBEN.
13. Protección de datos personales
Los datos personales tratados mediante la Plataforma se utilizarán para las finalidades laborales, organizativas, administrativas y de seguridad correspondientes.
La información sobre la identidad del responsable, el Delegado de Protección de Datos, las finalidades, bases jurídicas, destinatarios, conservación y ejercicio de derechos se encuentra disponible en la política de privacidad.
La consulta de dicha Política tiene carácter informativo y no supone que los tratamientos realizados mediante la Plataforma se fundamenten en el consentimiento de la persona trabajadora.
14. Propiedad intelectual e industrial
La plataforma, su diseño, código, estructura, funcionalidades, documentación, denominaciones y elementos gráficos pertenecen a GRUPO LEBEN o se utilizan con la correspondiente autorización.
El acceso no atribuye ningún derecho de propiedad intelectual o industrial a las personas usuarias.
Queda prohibido copiar, modificar, distribuir, descompilar, realizar ingeniería inversa, extraer masivamente información o facilitar el acceso a terceras personas no autorizadas.
15. Incumplimiento de las Normas
El incumplimiento podrá dar lugar, según su naturaleza y gravedad, a la modificación o suspensión de los permisos, el bloqueo preventivo de la cuenta, la regularización de los registros y la adopción de las medidas organizativas, laborales o legales que correspondan.
Cualquier actuación se realizará respetando la normativa aplicable y los derechos de la persona trabajadora.
16. Actualización y contacto
GRUPO LEBEN podrá actualizar estas Normas para adaptarlas a cambios funcionales, técnicos, organizativos o normativos. La versión vigente estará disponible en el enlace “normas de uso de la plataforma”.
Las consultas laborales u organizativas deberán dirigirse al responsable correspondiente, al departamento de Recursos Humanos o al canal interno establecido.
Las incidencias técnicas o de seguridad podrán comunicarse mediante el procedimiento de soporte habilitado o, cuando corresponda, a:
GRUPO LEBEN SERVICIOS DE MARKETING S.L.L.
Correo electrónico: info@grupoleben.com