1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales gestionados mediante la plataforma «Leben Responsable de Personal», en adelante, la Plataforma, es:

GRUPO LEBEN SERVICIOS DE MARKETING S.L.L. (en adelante, GRUPO LEBEN)

CIF: B-82110958

Domicilio: Paseo de la Castellana, 184, 2.º, 28046 Madrid

Correo electrónico: info@grupoleben.com

GRUPO LEBEN cuenta con un Delegado de Protección de Datos externo, debidamente registrado ante la Agencia Española de Protección de Datos.

2. Ámbito de aplicación

Esta política informa sobre el tratamiento de los datos personales de las personas trabajadoras y demás usuarios autorizados que accedan y utilicen la plataforma mediante:

• El portal web para personas empleadas.

• El panel web de responsables de departamento y administradores.

• La aplicación móvil para dispositivos iOS o Android.

La plataforma es una herramienta corporativa destinada a la gestión de determinados procesos laborales, organizativos y de Recursos Humanos.

3. Datos personales tratados

En función de las funcionalidades habilitadas y del perfil de cada persona usuaria, podrán tratarse las siguientes categorías de datos:

• Datos identificativos y de contacto: nombre, apellidos, correo electrónico, nombre de usuario, identificador interno e imagen de perfil.

• Datos profesionales y laborales: empresa, departamento, puesto, perfil de acceso, modalidad de trabajo, horario, calendario y responsables asignados.

• Datos de registro de jornada: fecha, hora de entrada y salida, incidencias, duración de la jornada y modalidad presencial o a distancia.

• Datos de ubicación: localización del dispositivo en el momento concreto del fichaje, cuando esta funcionalidad esté habilitada.

• Datos sobre vacaciones, permisos y ausencias: fechas solicitadas, tipo de solicitud, estado, aprobación, cancelación y observaciones necesarias para su gestión.

• Datos de uso y seguridad: dirección IP, dispositivo, fecha y hora de acceso, operaciones realizadas, incidencias y registros técnicos de actividad.

• Datos facilitados voluntariamente: imagen de perfil y otra información introducida por la persona usuaria en los campos habilitados.

No deberán incorporarse datos especialmente protegidos o información de terceras personas salvo que resulte estrictamente necesario para una gestión laboral concreta y se utilice el canal expresamente habilitado.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar el alta, identificación y acceso de las personas usuarias.

• Administrar los perfiles, permisos, departamentos y niveles de acceso.

• Gestionar y conservar el registro diario de la jornada laboral.

• Verificar, cuando esté habilitado, la modalidad o lugar desde el que se realiza el fichaje.

• Gestionar vacaciones, permisos, ausencias, jornada intensiva, cambios de presencialidad y demás solicitudes laborales.

• Organizar calendarios laborales, días festivos, equipos y departamentos.

• Remitir avisos, recordatorios y comunicaciones relacionadas con la gestión laboral.

• Permitir a responsables y administradores ejercer las funciones que tengan atribuidas.

• Elaborar informes y estadísticas internas relacionadas con la organización del trabajo.

• Garantizar la seguridad de la plataforma, controlar los accesos y mantener la trazabilidad de las operaciones.

• Atender incidencias técnicas, consultas y solicitudes de ejercicio de derechos.

• Cumplir las obligaciones legales aplicables a GRUPO LEBEN.

Los datos no serán utilizados para finalidades incompatibles con las aquí indicadas.

5. Base jurídica

Los tratamientos realizados mediante la plataforma se fundamentan, según cada finalidad, en:

• El cumplimiento de obligaciones legales, especialmente la obligación empresarial de garantizar el registro diario de jornada.

• La ejecución de la relación laboral, para gestionar horarios, calendarios, vacaciones, permisos, ausencias y restantes procesos vinculados con la prestación de servicios.

• El ejercicio de las facultades de organización, dirección y control empresarial, dentro de los límites establecidos por la normativa laboral y de protección de datos.

• El interés legítimo de GRUPO LEBEN, para garantizar la seguridad de la plataforma, prevenir accesos indebidos, gestionar incidencias y mantener la trazabilidad de las actuaciones.

• El consentimiento, únicamente respecto de tratamientos verdaderamente voluntarios, como la incorporación de una imagen de perfil cuando no resulte necesaria para la relación laboral.

La utilización de la plataforma y del sistema de registro de jornada no se fundamenta, con carácter general, en el consentimiento de la persona trabajadora. El registro horario responde a una obligación legal de la empresa conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y al artículo 6.1.c) del RGPD.

6. Información sobre la ubicación

Cuando esta funcionalidad esté habilitada, la plataforma podrá obtener la ubicación del dispositivo en el momento concreto en que se realice el fichaje, con la finalidad de verificar si este se efectúa desde la oficina, en modalidad de trabajo a distancia o desde otro lugar autorizado.

La ubicación se limitará al momento necesario para realizar el registro y no implicará, salvo que se informe expresamente de otra operativa legítima, un seguimiento continuado durante la jornada.

La finalidad propia del registro horario es acreditar el inicio y la finalización del tiempo de trabajo, por lo que los datos de ubicación no deberán utilizarse para efectuar un seguimiento permanente o para finalidades distintas de las informadas.

7. Procedencia de los datos

Los datos podrán proceder de:

• La propia persona trabajadora.

• Los sistemas internos de GRUPO LEBEN.

• El departamento de Recursos Humanos.

• Las personas responsables de departamento.

• El dispositivo desde el que se accede o se realiza el fichaje.

• Los registros técnicos generados automáticamente por la plataforma.

Cuando los datos no hayan sido facilitados directamente por la persona interesada, procederán normalmente de la información necesaria para gestionar su relación laboral y habilitar su acceso a la plataforma.

8. Destinatarios de los datos

Los datos podrán ser consultados, dentro de sus respectivas funciones y permisos, por:

• El departamento de Recursos Humanos.

• Las personas responsables del departamento o equipo correspondiente.

• Las personas administradoras de la plataforma.

• El personal técnico autorizado para atender incidencias y garantizar la seguridad.

• La propia persona trabajadora respecto de su información.

Los datos podrán comunicarse a administraciones públicas, Inspección de Trabajo, órganos judiciales, representantes legales de las personas trabajadoras y demás autoridades cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.

Los proveedores tecnológicos que puedan acceder a datos para prestar servicios de alojamiento, mantenimiento, soporte, comunicaciones o seguridad actuarán como encargados del tratamiento y estarán sujetos a las correspondientes obligaciones contractuales de confidencialidad y protección de datos.

9. Transferencias internacionales

La plataforma se encuentra alojada en infraestructura tecnológica de GRUPO LEBEN y no se prevén transferencias internacionales de datos.

Si en el futuro fuera necesario utilizar proveedores situados fuera del Espacio Económico Europeo, GRUPO LEBEN adoptará previamente las garantías exigidas por la normativa y actualizará esta Política.

10. Plazos de conservación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir cada finalidad y, posteriormente, durante los plazos legales de prescripción que resulten aplicables. En particular:

• Los registros de jornada se conservarán durante cuatro años, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

• Los datos relativos a vacaciones, permisos, ausencias y demás gestiones laborales se conservarán durante la relación laboral y, posteriormente, mientras puedan derivarse responsabilidades legales.

• Los datos identificativos y de acceso se mantendrán mientras la cuenta permanezca activa.

• La imagen de perfil se conservará hasta que la persona usuaria la elimine, retire su consentimiento o finalice su acceso.

• Los registros técnicos y de seguridad se conservarán durante el periodo necesario para detectar incidencias, garantizar la trazabilidad y atender posibles responsabilidades.

Finalizados los plazos aplicables, los datos serán suprimidos o bloqueados conforme a la normativa.

11. Decisiones automatizadas

La plataforma no adoptará decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas trabajadoras o les afecten significativamente de modo similar.

Las funcionalidades que automaticen avisos, cálculos, validaciones de cupos o flujos de solicitud tendrán carácter instrumental. Las decisiones laborales que lo requieran corresponderán a las personas autorizadas de GRUPO LEBEN.

12. Carácter obligatorio de los datos

Los datos identificados como obligatorios son necesarios para habilitar el acceso, gestionar la relación laboral, utilizar las funcionalidades corporativas y cumplir las obligaciones legales aplicables.

La falta de aportación de estos datos podrá impedir la utilización de determinadas funcionalidades o la correcta gestión del proceso correspondiente.

La incorporación de una imagen de perfil será voluntaria, salvo que se informe expresamente de una necesidad legítima diferente.

13. Derechos de las personas interesadas

Las personas interesadas podrán ejercer los siguientes derechos:

• Acceso: conocer qué datos personales trata GRUPO LEBEN.

• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.

• Supresión: solicitar la eliminación de los datos cuando proceda legalmente.

• Oposición: oponerse a determinados tratamientos basados en el interés legítimo.

• Limitación: solicitar la restricción temporal del tratamiento en los supuestos previstos legalmente.

• Portabilidad: recibir determinados datos en un formato estructurado, cuando resulte aplicable.

• Retirada del consentimiento: respecto de los tratamientos que se basen en el consentimiento, sin afectar a la licitud del tratamiento previo.

El ejercicio de estos derechos podrá solicitarse mediante escrito dirigido a:

GRUPO LEBEN SERVICIOS DE MARKETING S.L.L.

Paseo de la Castellana, 184, 2.º, 28046 Madrid

Correo electrónico: info@grupoleben.com

También podrá contactarse con el Delegado de Protección de Datos a través de los datos de contacto que obran en el registro de la Agencia Española de Protección de Datos.

La solicitud deberá identificar claramente a la persona interesada, el derecho que desea ejercer y los datos o tratamientos afectados. Podrá solicitarse información adicional cuando resulte necesaria para comprobar la identidad.

14. Reclamación ante la autoridad de control

Cuando la persona interesada considere que el tratamiento de sus datos no se ajusta a la normativa, podrá dirigirse previamente al Delegado de Protección de Datos de GRUPO LEBEN.

Asimismo, podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

La información facilitada mediante esta Política debe ser concisa, transparente, inteligible y fácilmente accesible, conforme a los artículos 12 y 13 del RGPD y al artículo 11 de la LOPDGDD.

15. Seguridad y confidencialidad

GRUPO LEBEN aplicará medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos frente a su pérdida, alteración, acceso no autorizado, divulgación o tratamiento indebido. Entre otras medidas, la plataforma dispone o podrá disponer de:

• Acceso mediante usuario y contraseña.

• Contraseñas almacenadas de forma cifrada.

• Gestión de perfiles y permisos.

• Caducidad de las sesiones.

• Registros de acceso y actividad.

• Comunicaciones cifradas.

• Copias de seguridad.

• Procedimientos de gestión de incidencias.

• Medidas de control de acceso a los sistemas y servidores.

Las personas usuarias deberán respetar las Normas de uso de la plataforma y comunicar inmediatamente cualquier posible incidente de seguridad.

16. Actualización de la Política

GRUPO LEBEN podrá actualizar esta Política para adaptarla a cambios normativos, organizativos, técnicos o funcionales.

La versión vigente estará disponible de forma permanente mediante el enlace “política de privacidad” situado en la pantalla de acceso y, cuando resulte posible, dentro de la propia plataforma.

Las modificaciones relevantes podrán comunicarse mediante correo electrónico, avisos internos o cualquier otro canal corporativo adecuado.